Document management: i vantaggi della blockchain per imprese e PA

Un contributo di Eloisa Marchesoni sulle prospettive aperte dalla blockchain per velocizzare, semplificare e rendere più sicura la gestione dei documenti in diversi settori del pubblico e del privato con vantaggi per cittadini, clienti e imprese [...]
Eloisa Marchesoni

blockchain architect & business analyst

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Perché la blockchain è utile alla gestione documentale digitale

La blockchain è una delle tecnologie che rende possibile oggi progettare soluzioni di gestione documentale digitale, in quanto, grazie ad essa, si ha la possibilità di salvaguardare e tracciare informazioni o documenti di estrema importanza. Attraverso la tecnologia blockchain, si introduce all’interno del sistema di gestione documentale digitale il concetto di “firma irreversibile”; si avrà quindi la possibilità di applicare tale firma ad ogni documento caricato, funzione che introduce innumerevoli vantaggi aggiuntivi quali:

  • Marca temporale.

È possibile certificare in maniera irrevocabile (nemmeno da attacchi hacker esterni) la data di caricamento del documento/delle informazioni in questione.

  • Documenti incorruttibili.

Una volta che il documento viene completato e caricato definitivamente, si avrà una firma collegata strettamente a quest’ultimo e distribuita anche su blockchain. Ciò significa che qualsiasi altra modifica/o tentativo di modifica del documento, se viene abilitata questa opzione, renderà invalido il documento stesso.

  • Proprietà intellettuale/prova di esistenza.

Con la “firma irreversibile” si potrà verificare sempre, anche senza un server centrale di controllo, che potrebbe essere attaccato o manomesso, l’esistenza di un documento attraverso il confronto tra firme digitali, anche dette “fingerprint”.

La tracciabilità al servizio della gestione documentale

La tecnologia blockchain permette anche di tracciare in maniera del tutto trasparente ogni passaggio di file all’interno del sistema di gestione documentale, testimoniando così ogni singolo trasferimento di informazioni tra enti all’interno di contesti istituzionali o aziendali, in base al caso specifico di applicazione. A ogni trasferimento, o transazione, infatti, sarà associato l’equivalente crittografico di un ID univoco in blockchain, come tale non eliminabile né modificabile, che garantirà e registrerà per sempre tale avvenuta transazione, rendendola verificabile da chiunque nel tempo.

In breve, un sistema di gestione documentale digitale siffatto è in grado di gestire automaticamente la creazione, archiviazione e condivisione dei documenti in formato elettronico, con la sicurezza aggiuntiva che qualsiasi informazione viene validata in blockchain e quindi identificata virtualmente attraverso un fingerprint univoco. Per questo, tale strumento è una risorsa fondamentale informativa di ogni struttura organizzativa, pubblica o privata, e dunque asset strategico per eccellenza.

Il sistema consente di gestire una serie ampia di operazioni sui documenti in maniera intuitiva attraverso il sistema informatizzato. Oltre alla vitale funzione di archiviazione classica, generalmente basata sul concetto di struttura archivistica gerarchica, si aggiunge la possibilità di categorizzare, indicizzare e reperire documenti secondo criteri e concezioni innovative. Un siffatto sistema permette agli utenti una redazione collaborativa dei documenti mediante le funzionalità di versioning (traccia indelebile delle versioni precedenti del documento) e condivisione in cloud, permettendo di semplificare e ottimizzare l’intera fase di produzione dell’informazione. Inoltre, i flussi di lavoro documentali consentono una totale automatizzazione dei processi; i documenti passano per i vari partecipanti, dalla creazione alla verifica ed infine all’approvazione, consentendo un corretto governo e monitoraggio.

Il document management blockchain a beneficio della PA

Un eccellente esempio di come un simile sistema viene implementato e utilizzato è in ambito pubblico e amministrativo, che spesso risulta essere diviso in sotto-organizzazioni a se stanti, eterogenee, rendendo difficile la comunicazione di informazioni e condivisione di documenti tra le varie parti dell’insieme. Resi noti questi problemi strutturali, sono sempre più le agenzie governative che scelgono di delineare un piano di razionalizzazione, portando alla realizzazione di un sistema di gestione documentale in blockchain che sia in grado di offrire:

  • Un inventario di tutte le sotto-organizzazioni;
  • Uno schema comune di indicizzazione di tutti i documenti;
  • Il consolidamento di tutti i documenti;
  • Un sistema di gestione elettronica dei documenti;
  • Un centro di elaborazione dei documenti in entrata;
  • La reimpostazione del flusso di lavoro dei documenti elettronici.
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La gestione documentale diventa così strettamente collegata al sistema di gestione dei dati, permettendo a tutti i dati di essere istantaneamente disponibili sui diversi tavoli di lavoro, e ha importanti risvolti di miglioramento del servizio ai cittadini, oltre a rendere il lavoro del personale notevolmente più efficiente.

La gestione dei documenti in ambito sanitario

Per motivi analoghi, l’uso della tecnologia blockchain è diventato sempre più rilevante anche in ambito sanitario. Infatti, la detenzione e manutenzione di un tipico sistema informativo sanitario comporta varie operazioni, tra cui, ma non solo, l’esecuzione di servizi di archiviazione di backup, lo sviluppo di meccanismi di recupero e la garanzia di aggiornamento frequente dei campi. Sulla blockchain, invece, i dati sono distribuiti attraverso la rete (ecco, appunto, che si parla di registro distribuito) e non esiste un singolo punto di errore, così come non è necessario che esista un corrispondente meccanismo di backup intrinseco. Inoltre, poiché una versione univoca dei dati viene copiata sul registro detenuto da ciascun nodo della blockchain, il volume delle transazioni legate alla comunicazione di dati che si verificano tra i sistemi di informazione si riduce notevolmente, riducendo così la congestione dei canali informativi dell’intero ecosistema sanitario. Con i progressi nella rilevazione elettronica dei dati relativi alla salute dei pazienti, oltre che nell’archiviazione dei dati sanitari nel cloud, e con le recenti e più stringenti normative sulla protezione dei dati, si stanno aprendo nuove opportunità che contemplano l’utilizzo della blockchain per la gestione quotidiana dei dati sanitari, regalando ai pazienti anche facilità di accesso e di condivisione dei documenti raccolti nelle proprie cartelle cliniche digitali (sui temi dell’innovazione per il mondo sanitario e farmaceutico si suggerisce la lettura del servizio Cos’è la Precision Medicine e come permette di realizzare la Precision Care grazie alla Data Science)

Unire la gestione dei documenti dei vari attori con sicurezza e protezione dei dati sensibili

Il design innovativo di una soluzione di gestione documentale e dei dati su blockchain in ambito sanitario, che affronta sfide di sicurezza, gestione e distribuzione di dati critici, oltre che di adattabilità del software stesso, offre alla comunità sanitaria un approccio unico che ha il potere di connettere i vari attori di ecosistema proteggendo i dati sensibili e certificandone la veridicità, grazie a sistemi di consenso distribuito per la validazione dei dati stessi.

In particolare, grazie alla blockchain, sarà pure possibile certificare il ciclo attivo del paziente, così registrando su blockchain l’intero percorso del paziente, dal suo ingresso in clinica/ospedale alle visite di controllo fino alla completa guarigione, e allestendo dunque una cartella clinica digitale che contenga dati incontrovertibilmente registrati riguardanti tutti i trascorsi di salute del paziente. Si rende possibile integrare tutte le attività mediche per rendere più sicuro il percorso del paziente ed eliminare gli sprechi di ogni genere, migliorando gli standard assistenziali e attuando una strategia di lean management. Allo stesso modo, la tecnologia in questione può aiutare nel tracciamento, per ogni singolo paziente, delle richieste di soccorsi in uscita verso altri operatori di rete e della presa in carico da parte di quest’ultimi, in ottica di perfetta integrazione.

Come la blockchain porta valore alla gestione documentale nel mondo dei trasporti

Soluzioni di gestione documentale digitale si vedono anche in grandi aziende del tessuto economico nazionale, come Torello Trasporti, una società che offre soluzioni personalizzate per qualsiasi esigenza di carico – dalla merce secca ai prodotti a temperatura controllata – eseguite con molteplici tipologie di mezzi e semirimorchi, dal combinato all’intermodale. Proprio di recente, nell’ambito dei progetti di ricerca e sviluppo, Torello Trasporti ha scelto di focalizzarsi, con l’aiuto del team di esperti italiani e della loro agenzia HBTC Consulting, sullo studio di applicazioni della tecnologia Blockchain ai suoi esistenti processi aziendali.

Non a caso, tra questi processi, il primo a essere preso in considerazione nel progetto d’innovazione è stato proprio quello della gestione del processo end-to-end di trasporto del bene, dal momento in cui il produttore lo mette a disposizione del mezzo al momento in cui tale bene è distribuito. Ovviamente, la gestione del processo implica la gestione documentale per attività di tipo amministrativo e di altro genere, che, coinvolgendo notevoli volumi e implicando rischi di contraffazioni e smarrimenti, ha fin da subito dimostrato l’utilità dell’integrazione della tecnologia blockchain in un tale contesto aziendale, rendendolo un caso di successo che si spera guidi altre imprese a sperimentare gli effetti dell’innovazione tecnologica.

Eloisa Marchesoni

 

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